Live Inbox Automatisering · België

E-mail Triage & Factuur
Verwerkingsautomatisering

Een accountantskantoor dat 80–120 e-mails per dag ontvangt — facturen, cliëntvragen, urgente herinneringen en spam — volledig automatisch verwerkt. Elke e-mail geclassificeerd, ingediend en afgehandeld binnen 30 seconden, 24 uur per dag.

0minHandmatig sorteren

30secPer e-mail verwerkt

4talenTalen afgehandeld

24/7Continue bewaking

De situatie

Een kantoor verdronken in zijn eigen inbox

Een Belgisch accountantskantoor met 14 medewerkers besteedde naar schatting 2–3 uur per dag collectief aan inboxbeheer: facturen sorteren in mappen, urgente berichten doorsturen, routinevragen beantwoorden en handmatig controleren op achterstallige betalingen. Belangrijke e-mails werden af en toe gemist. Phishing-pogingen werden een groeiend probleem.

De problemen

Wat er voordien gebeurde

✕

Facturen handmatig gedownload, hernoemd en verplaatst naar cliëntenmappen — één voor één

✕

Urgente betalingsherinneringen ongelezen totdat iemand ze opmerkte

✕

Cliëntvragen in het Nederlands, Frans en Engels die handmatig beantwoord moesten worden

✕

Geen audittrail — geen registratie van wanneer een e-mail aankwam of wat er mee gedaan werd

✕

Phishing-e-mails die intern doorgestuurd werden voordat iemand het doorhad

Hoe het werkt

De automatisering, stap voor stap

1

Inboxcontrole elke 5 minuten

De n8n-workflow peilt Gmail via de Google API elke 5 minuten, 24/7. Elke onverwerkte e-mail wordt in de wachtrij geplaatst voor classificatie.

2

AI-classificatie met betrouwbaarheidsscore

Claude AI classificeert elke e-mail in een van vijf categorieën. Valt de betrouwbaarheid onder 80%, dan wordt er onmiddellijk een Slack-melding gestuurd voor menselijke beoordeling.

3

Factuurextractie en -opslag

Voor facturen: de PDF wordt verwerkt, kernvelden geëxtraheerd (leverancier, bedrag, btw, vervaldatum, IBAN), het bestand opgeslagen in de Google Drive-map van de cliënt en de gegevens gelogd in de hoofdspreadsheet.

4

Conceptantwoorden voor cliëntvragen

Taal wordt automatisch gedetecteerd. Claude genereert een professioneel conceptantwoord in het Nederlands, Frans, Engels of Duits en maakt het als Gmail-concept — klaar om met één klik te verzenden.

5

Escalatie en labeling

Herinneringen en urgente e-mails triggeren onmiddellijke Slack-meldingen. Phishing-pogingen worden gearchiveerd met een hoogprioritaire melding. Elke e-mail krijgt een Gmail-label.

6

Cliëntonboarding en logging

Nieuwe cliënten krijgen automatisch een Drive-map, Slack-kanaal en Sheets-record. Elke verwerkte e-mail wordt gelogd met categorie, betrouwbaarheidsscore en ondernomen actie.

"We hebben onze facturenmap niet meer handmatig aangeraakt sinds dit live ging. De Slack-meldingen zorgen ervoor dat niets urgents meer gemist wordt — en het maandrapport verschijnt gewoon op de eerste van de maand in onze inbox."

Managing Partner · Accountantskantoor · België · 14 medewerkers · Naam op verzoek weggelaten

Technische stack

Waarmee het gebouwd is

n8n (zelf-gehost)Claude AI (Anthropic)Gmail API (OAuth2)Google Drive APIGoogle Sheets APISlack APIHetzner CloudGDPR GVO ondertekend

Deze automatisering voor uw kantoor Volledige dienst bekijken →

Proof of ConceptGeautomatiseerde Rapportage

Maandelijks
Managementrapport Generator

Een rapportage-automatisering die op de 1ste van elke maand draait: haalt gestructureerde transactiedata op uit Google Sheets, gebruikt AI om een narratieve managementsamenvatting te genereren en e-mailt een opgemaakte rapportage naar de partners — zonder dat iemand het triggert.

~6uBespaard per maand

1steMaandelijks auto-verstuurd

0Handmatig opmaken

100%Consistente output

De situatie

Maandafsluiting als terugkerende last

In de meeste accountantskantoren wordt het maandelijks managementrapport elke maand op dezelfde manier opgebouwd: data exporteren, plakken in Excel, tabellen opmaken, commentaar schrijven, lay-out aanpassen, e-mailen naar partners of cliënten. Het kost 4–8 uur en komt bijna altijd te laat.

Deze PoC toont aan hoe dat hele proces automatisch kan verlopen — getriggerd door een geplande workflow, niet door een persoon.

Hoe het werkt

De automatisering, stap voor stap

1

Geplande trigger op de 1ste

Om 06:00 op de eerste van elke maand activeert de n8n-workflow en leest de transactiedata van de vorige maand uit de aangewezen Google Sheet.

2

Datastructurering en -validatie

De workflow controleert de volledigheid van de data, markeert ontbrekende invoer en structureert de data in het rapportage-schema voordat het naar de AI-laag gaat.

3

AI-gegenereerde narratieve samenvatting

Gemini API genereert een beknopte managementcommentaar: belangrijkste trends, opvallende afwijkingen, topkostencategorieën en een korte vooruitblik — in gewone taal, geen boekhoudkundig jargon.

4

Rapportage-assemblage en -levering

Het opgemaakte rapport wordt samengesteld en per e-mail verstuurd naar de aangewezen ontvangers. Een kopie wordt opgeslagen in Google Drive. Een Slack-melding bevestigt de levering.

Technische stack

Waarmee het gebouwd is

n8n (zelf-gehost)Gemini API (Google)Google Sheets APIGmail APIGoogle Drive APISlack API

Bespreken voor uw kantoor

Proof of ConceptCompliance Bewaking · België

Btw-deadline Monitor
& Meldingssysteem

Een compliance-automatisering die btw-aangiftedeadlines en wettelijke verplichtingen bewaakt voor elke cliënt in een Google Sheet — en elke werkdag om 08:30 een gerichte Slack-melding stuurt naar de verantwoordelijke accountant.

0Gemiste deadlines

08:30Dagelijkse Slack-melding

7dVooruitwaarschuwing

∞Cliënten bijgehouden

De situatie

Deadlines bijgehouden in spreadsheets, onthouden door mensen

In de meeste kantoren leven btw-deadlines en wettelijke indienverplichtingen in een gedeelde spreadsheet die iemand handmatig moet controleren. Wanneer het druk is — en dat is het altijd bij kwartaaleinde — worden deadlines gemist. Boetes volgen. Dit PoC vervangt "iemand moet het controleren" door een geautomatiseerd systeem dat het altijd controleert.

Hoe het werkt

De automatisering, stap voor stap

1

Dagelijkse trigger om 08:25

Elke werkdag leest de n8n-workflow de spreadsheet met cliëntdeadlines in Google Sheets.

2

Deadline nabijheidscontrole

De workflow berekent welke deadlines binnen 7, 3 en 1 dag vallen — elk met een ander prioriteitsniveau.

3

AI-gegenereerde meldingscontext

Claude AI voegt een korte contextuele noot toe aan elke melding — welke aangifte er ingediend moet worden, welke cliënt, en welke documenten doorgaans nodig zijn.

4

Gepersonaliseerde Slack-levering

Meldingen worden gestuurd naar het Slack-kanaal van de verantwoordelijke accountant. Kritieke deadlines (≤1 dag) triggeren ook een direct bericht. De spreadsheet wordt bijgewerkt met een "gemeld"-tijdstempel.

Technische stack

Waarmee het gebouwd is

n8n (zelf-gehost)Claude AI (Anthropic)Google Sheets APISlack API

Bespreken voor uw kantoor

Proof of ConceptDocumentenverzameling

Cliëntdocumenten
Verzamelingsworkflow

Een automatisering die het handmatige proces van cliënten najagen voor documenten vervangt. Gepersonaliseerde herinneringsmails worden automatisch verstuurd, binnenkomende documenten geclassificeerd en opgeslagen, en openstaande items geëscaleerd naar Slack — zonder handmatige opvolging.

3×Sneller verzameld

0Handmatige opvolging

100%Ontvangst bijgehouden

AutoOpgeslagen bij aankomst

De situatie

Cliënten najagen kost meer tijd dan het echte werk

Documenten verzamelen van cliënten — bankafschriften, aankoopfacturen, onkostenbonnen — is een van de tijdrovendste taken in een accountantskantoor. E-mails worden verstuurd, genegeerd, opnieuw verstuurd. Documenten komen aan in verschillende formaten, worden inconsistent benoemd en blijven in de inbox totdat iemand ze handmatig verplaatst.

Deze PoC automatiseert de volledige cyclus: aanvragen, herinneren, ontvangen, classificeren, opslaan.

Hoe het werkt

De automatisering, stap voor stap

1

Geplande documentaanvraag

Op een geconfigureerde datum elke maand worden gepersonaliseerde e-mails verstuurd naar elke cliënt met de specifieke documenten die vereist zijn voor hun dossier — in hun eigen taal.

2

Detectie van binnenkomende documenten

Wanneer een cliënt antwoordt met bijlagen, detecteert het e-mail triage-systeem dit, classificeert het documenttype, hernoemt het bestand en slaat het op in de Google Drive-map van de cliënt.

3

Trackingspreadsheet bijgewerkt

De Google Sheet die bijhoudt welke cliënten welke documenten hebben ingediend, wordt automatisch bijgewerkt. De verantwoordelijke accountant ziet de realtime status zonder de inbox te hoeven controleren.

4

Escalatie voor niet-reagerende cliënten

Cliënten die niet binnen de geconfigureerde deadline hebben ingediend, ontvangen automatisch een tweede herinnering. Als het na de einddeadline nog uitstaat, gaat er een Slack-melding naar de accountant.

Technische stack

Waarmee het gebouwd is

n8n (zelf-gehost)Gmail API (OAuth2)Google Drive APIGoogle Sheets APISlack APIClaude AI (classificatie)

Bespreken voor uw kantoor

Automatiseringen gebouwd.Problemen opgelost.